Contitolari del trattamento

I dati personali raccolti tramite questo sito sono trattati congiuntamente da:

• APIENS S.r.l. Società Benefit Via E. Perrone 16 – 10122 Torino P. IVA 13486800017
• AMAPOLA S.r.l. Società Benefit Via Francesco Brioschi 33 – 20136 Milano C.F. 02083080164 – P. IVA 10683390156

Apiens e Amapola determinano congiuntamente finalità e mezzi essenziali del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito e gestiti attraverso strumenti CRM e di marketing automation, nei termini risultanti dal loro accordo di contitolarità ai sensi dell’art. 26 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Punto di contatto per gli interessati: info@apiens.net

Il contenuto essenziale dell’accordo di contitolarità è disponibile su richiesta al punto di contatto. In base all’accordo di contitolarità, Apiens gestisce il sito web, la presente informativa e il riscontro alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati; Amapola gestisce operativamente la piattaforma CRM, l’acquisizione e conservazione dei consensi a sistema, le misure di sicurezza sul CRM e i rapporti con il fornitore della piattaforma

Tipologie di dati raccolti

Fra i Dati Personali raccolti da questo sito possono rientrare:

• nome e cognome;
• indirizzo e-mail;
• numero di telefono;
• dati aziendali, quali denominazione, qualifica;
• dati relativi alle richieste inviate tramite i moduli presenti sul sito;
• dati di utilizzo del sito e dei relativi servizi;
• dati relativi alle interazioni con le comunicazioni inviate, nei limiti e secondo le scelte di consenso eventualmente prestate;
• cookie e altri strumenti di tracciamento, secondo quanto indicato nella Cookie Policy.

I dati raccolti tramite i moduli di contatto sono quelli richiesti nei singoli form. Informazioni specifiche ulteriori possono essere rese prima della raccolta dei dati stessi

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari nei moduli di contatto è indispensabile per poter dare seguito alla richiesta dell’Utente, rispondere a richieste di informazioni, predisporre preventivi o gestire la relazione precontrattuale o commerciale.

Il mancato conferimento dei dati necessari può comportare l’impossibilità di dare seguito alla richiesta.

Il conferimento dei dati per finalità di:

• invio di newsletter;
• comunicazioni commerciali e promozionali;
• profilazione, scoring e personalizzazione commerciale;
• eventuali tracciamenti non tecnici soggetti a consenso

è invece facoltativo. Il mancato conferimento o il mancato consenso non pregiudica la possibilità di navigare sul sito né di inviare richieste di contatto, salvo quanto strettamente necessario per il funzionamento tecnico dei servizi richiesti.

L’Utente che comunichi dati personali di terzi garantisce di avere titolo per farlo e manleva i Contitolari da pretese di terzi connesse a tale comunicazione, nei limiti di legge

Finalità del trattamento e basi giuridiche

1. Gestione dei contatti e delle richieste inviate tramite il sito

I dati conferiti tramite i moduli di contatto sono trattati per:

• riscontrare richieste di informazioni;
• gestire richieste di contatto o di preventivo;
• svolgere attività strettamente connesse alla fase precontrattuale o all’esecuzione delle richieste dell’Utente.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato

2. Gestione della relazione commerciale e attività CRM collegate alla richiesta

I dati possono essere trattati per organizzare e documentare i contatti con prospect e clienti, gestire i flussi informativi interni, tracciare lo stato delle richieste commerciali e coordinare le attività dei Contitolari mediante strumenti CRM.

Base giuridica: legittimo interesse dei Contitolari all’organizzazione e gestione efficiente dei rapporti commerciali e precontrattuali, nei limiti compatibili con i diritti e le libertà dell’interessato.

3. Invio di newsletter e comunicazioni commerciali o promozionali (Marketing)

I dati possono essere trattati per inviare newsletter, aggiornamenti, inviti a iniziative, contenuti promozionali o comunicazioni commerciali relative ai servizi dei Contitolari.

Base giuridica: consenso dell’interessato.

Il consenso è facoltativo, separato e revocabile in qualsiasi momento, anche tramite il link presente nelle comunicazioni ricevute

4. Profilazione, uso dei pixel di tracciamento nelle comunicazioni e-mail, scoring e personalizzazione (Profilazione)

I dati personali e i dati relativi alle interazioni possono essere trattati per creare profili individuali o di gruppo, attribuire scoring, personalizzare contenuti commerciali e migliorare la pertinenza delle comunicazioni promozionali.

Base giuridica: consenso dell’interessato.

Le attività di profilazione e scoring per finalità promozionali sono svolte solo in presenza di specifico consenso, ove richiesto

5. Segmentazione interna non invasiva e analisi organizzativa

I Contitolari possono trattare dati relativi alla categoria professionale, alla tipologia di richiesta o ad altri elementi non invasivi per organizzare internamente i contatti, migliorare i processi commerciali e ottimizzare la gestione delle relazioni.

Base giuridica: legittimo interesse dei Contitolari all’organizzazione interna, al miglioramento dei processi commerciali e alla corretta gestione dei contatti, nel rispetto del principio di minimizzazione

6. Marketing automation e workflow CRM

I dati possono essere utilizzati nell’ambito di workflow automatizzati di gestione dei contatti, nurturing e organizzazione delle attività CRM.

Quando tali workflow sono strettamente connessi alla gestione di una richiesta inviata dall’Utente o alla relazione precontrattuale, la relativa base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato o il legittimo interesse dei Contitolari alla gestione efficiente della richiesta.

Quando tali workflow hanno invece finalità promozionali o di marketing, la relativa base giuridica è il consenso dell’interessato

7. Statistica e analisi di utilizzo

I dati possono essere trattati per finalità statistiche e di analisi dell’utilizzo del sito, preferibilmente in forma aggregata o anonimizzata ove possibile.

Base giuridica: legittimo interesse dei Contitolari al monitoraggio del funzionamento, della sicurezza e delle performance del sito, ferma restando l’applicazione della disciplina specifica in materia di cookie e altri strumenti di tracciamento, ove applicabile.

8. Adempimento di obblighi di legge

I dati possono essere trattati per adempiere obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o da disposizioni impartite dalle autorità competenti.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali ai quali sono soggetti i Contitolari

9. Difesa in giudizio

I dati personali dell’Utente possono essere trattati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, nonché nelle fasi preparatorie a un eventuale contenzioso.

Base giuridica: legittimo interesse dei Contitolari alla tutela dei propri diritti.

 

Modalità del trattamento

I Contitolari adottano misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, divulgazione o modifica indebita.

Il trattamento avviene mediante strumenti informatici e/o telematici e, ove necessario, anche con modalità manuali, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate.

I dati possono essere trattati anche tramite piattaforme CRM e di marketing automation, inclusa HubSpot, da soggetti autorizzati o da fornitori nominati responsabili del trattamento ove necessario

Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti delle finalità indicate, a:

• personale autorizzato dei Contitolari;
• fornitori di servizi tecnici, IT, cloud, CRM, email marketing e assistenza digitale;
• consulenti legali, fiscali, amministrativi e professionisti;
• soggetti esterni nominati responsabili del trattamento, ove necessario;
• autorità pubbliche o soggetti legittimati per legge.

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento può essere richiesto al punto di contatto sopra indicato

Trasferimenti verso Paesi terzi

Nell’ambito delle attività di gestione CRM e marketing automation, i dati personali possono essere trattati da fornitori situati in Paesi extra UE, inclusi gli Stati Uniti d’America, anche tramite la piattaforma HubSpot.

Qualora i dati siano trasferiti verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto del Capo V del GDPR e, in particolare:

• sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, ove applicabile; oppure
• mediante clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea e ulteriori misure di tutela ove necessarie.

L’interessato può richiedere informazioni sullo specifico meccanismo di trasferimento applicato al singolo trattamento e, ove previsto, ottenere copia delle garanzie adottate, scrivendo a info@apiens.net.

Periodo di conservazione

I dati sono trattati e conservati per il tempo richiesto dalle finalità per le quali sono stati raccolti. In particolare:

• i dati raccolti per la gestione di richieste di contatto, informazioni o preventivi sono conservati per il tempo necessario alla gestione della richiesta e della eventuale relazione precontrattuale o commerciale conseguente;
• i dati trattati per finalità di marketing, newsletter e marketing automation promozionale sono conservati fino alla revoca del consenso, se antecedente, e comunque per un periodo non superiore a 24 mesi dall’ultima interazione documentata;
• i dati trattati per finalità di profilazione e scoring sono conservati fino alla revoca del consenso, se antecedente, e comunque per un periodo non superiore a 12 mesi dall’ultima interazione documentata;
• il semplice invio di comunicazioni da parte dei Contitolari non rinnova il termine di 24 o 12 mesi;
• i dati trattati per finalità basate sul legittimo interesse sono conservati per il tempo necessario al perseguimento di tale interesse, nei limiti di quanto indicato nella presente informativa;
• i dati trattati per obblighi di legge sono conservati per il periodo richiesto dalla normativa applicabile;
• i dati di navigazione e i cookie sono conservati nei termini indicati nella Cookie Policy.

Al termine del periodo di conservazione, i dati Personali saranno cancellati o resi anonimi, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere obblighi di legge o per la tutela dei diritti dei Contitolari.

Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti previsti dal GDPR, tra cui:

• ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e accedervi;
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla legge;
• ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge;
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare;
• opporsi in qualunque momento al trattamento per finalità di marketing diretto;
• revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• ricevere i dati in formato strutturato e, nei casi previsti, trasmetterli ad altro titolare;
• proporre reclamo all’autorità di controllo competente o agire in sede giudiziale.

Ai sensi dell’art. 26 GDPR, l’interessato può esercitare i propri diritti nei confronti di ciascun Contitolare.

Per esercitare i propri diritti, l’interessato può scrivere a: info@apiens.net.

 

Le richieste saranno evase senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento; tale termine può essere prorogato di due mesi nei casi previsti dal GDPR, previa comunicazione motivata all’interessato.

I Contitolari possono richiedere ulteriori informazioni solo ove necessario per verificare l’identità del richiedente o per gestire correttamente la richiesta.

Cookie e altri strumenti di tracciamento

Il presente documento disciplina il trattamento dei dati personali effettuato dai Contitolari tramite il sito e gli strumenti ad esso connessi.

L’utilizzo di cookie e di altri strumenti di tracciamento sul terminale dell’Utente è disciplinato da una separata Cookie Policy, alla quale si rinvia per:

• tipologie di strumenti utilizzati;
• finalità tecniche, statistiche o di marketing;
• durata;
• modalità di raccolta e revoca del consenso, ove richiesto.

L’eventuale consenso al marketing, alla profilazione o all’uso di strumenti di tracciamento non tecnici deve essere raccolto separatamente e non è sostituito dalla mera presa visione della presente informativa